Struktura

Biuro Rektora

Kompetencje:

1.  Obsługa administracyjna i biurowa Rektora i Prorektorów.
   1. Obsługa spotkań Rektora i Prorektorów.
   2. Prowadzenie kalendarza Rektora i Prorektorów.
   3. Prowadzenie Kancelarii Ogólnej, w tym:

1)     przyjmowanie, segregowanie, wydawanie i wysyłanie korespondencji uczelnianej;

2)     przyjmowanie i wydawanie korespondencji wewnętrznej;

3)     załatwianie reklamacji pocztowych;

4)     rozliczanie kosztów wysyłanej korespondencji.

1. Techniczna obsługa wydawnictw:

1)  przyjmowanie prac zatwierdzonych i ujętych w rocznym planie wydawniczym;

2)  dbałość o terminowe wydawanie publikacji;

3)  kontakt z recenzentami, drukarnią;

4)  archiwizacja wydanych materiałów i dokumentów;

      5)  przyjmowanie i wysyłanie korespondencji dotyczącej Wydawnictw PWSZ w Elblągu;

      6)  sekretarska obsługa Zespołu Pełnomocnego ds. Wydawnictw.

1. Obsługa systemu Elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD).
2. Monitorowanie zmian w systemie powszechnie obowiązującego prawa.
3. Przygotowywanie i obsługa posiedzeń Senatu, Rady Uczelni ANS w Elblągu i Kolegium Rektorskiego (przygotowywanie porządków posiedzeń, wysyłanie zaproszeń wraz z materiałami do członków Senatu i Rady Uczelni, protokołowanie posiedzeń, sporządzanie protokołów z posiedzeń).
4. Przygotowywanie projektów wewnętrznych aktów normatywnych: zarządzeń Rektora, uchwał Senatu, uchwał Rady Uczelni.
5. Prowadzenie rejestrów wewnętrznych aktów normatywnych, w tym zarządzeń Rektora, uchwał Senatu, uchwał Rady Uczelni.
6. Prowadzenie rejestru umów o współpracy zawartych z interesariuszami zewnętrznymi.
7. Sporządzanie projektu rocznego sprawozdania Rektora, sprawozdania z realizacji Strategii oraz rocznego sprawozdania ze sposobu załatwiania skarg i wniosków w oparciu o dane otrzymane od jednostek organizacyjnych.
8. Przygotowywanie oraz prowadzenie ewidencji upoważnień i pełnomocnictw udzielanych przez Rektora (z wyłączeniem upoważnień dotyczących przetwarzania danych osobowych w systemach tradycyjnych i informatycznych).
9. Prowadzenie rejestru kół naukowych i organizacji studenckich.
10. Rejestrowanie i gromadzenie dokumentacji kontroli zewnętrznych prowadzonych w Uczelni.
11. Administracja centralna Zintegrowanego Systemu Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce "POL-on".
12. Organizacja uroczystości ogólnouczelnianych wspólnie z Biurem Promocji i Współpracy z Zagranicą.
13. Prowadzenie kalendarza uroczystości ogólnouczelnianych i listy gości.
14. Przyjmowanie i przekazywanie do IPN oświadczeń lustracyjnych pracowników podlegających lustracji oraz prowadzenie ewidencji oświadczeń lustracyjnych osób podlegających obowiązkowi lustracji.
15. Zamawianie pieczęci urzędowych i pieczątek Uczeni, jednostek i pracowników, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
16. Prowadzenie ewidencji pieczęci urzędowych i pieczątek.
17. Prowadzenie rejestru delegacji służbowych pracowników Uczelni.
18. Ewidencja i aktualizacja składu osobowego komisji i zespołów uczelnianych.
19. Prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej – publikowanie i aktualizowanie informacji w zakresie dotyczącym strategii Uczelni, aktów prawnych i ocen PKA.
20. Prowadzenie spraw związanych z  funkcjonowaniem kontroli zarządczej.
21. Prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem systemu zarządzania jakością wg normy ISO 9001.
22. Pomoc w prowadzeniu dokumentacji związanej z postępowaniami sądowymi.
23. Współpraca z komisjami dyscyplinarnymi w zakresie prowadzonych postępowań dyscyplinarnych.
24. Protokołowanie posiedzeń i obsługa administracyjna Uczelnianej Komisji ds. Zapewnienia Jakości Kształcenia.
25. Przyjmowanie wniosków o udostępnianie informacji publicznej oraz monitorowanie ich realizacji.
26. Prowadzenie rejestru przychodzących wniosków o udostępnianie informacji publicznej oraz udzielonych odpowiedzi.